Управление документооборотом — жизненно важно для любой организации. Все бизнес-функции — от бухгалтерского учета до обслуживания клиентов — обрабатывают и архивируют большие объемы документов. Чтобы эффективно создавать, совместно использовать и хранить важные файлы, предприятие могут опираться на ИТ-инструменты для управления документами. Поскольку основная часть информации, связанной с бизнесом, конфиденциальна, то грамотное выстраивание документооборота обеспечит их безопасность и высокую отдачу бизнес-процессов.
Основные функции документооборота
Документы — это многофункциональные средства, которые фиксируют информацию о принятых управленческих решениях. Их создают и оформляют как в виде традиционных бумажных документов, так и электронных носителей.
С функцией фиксации связана задача документа как средства накопления данных, при его сохранении. В качестве средства коммуникации документы обеспечивают обмен информацией в системе управления.
Особое место среди различных их форм занимают официальные документы, требования к оформлению которых достаточно строго регламентированы, поскольку от этого зависит их юридическая сила. Управленческая документация различается по своему содержанию и видам, поскольку документы применяются в работе государственной и муниципальной власти, а также всех учреждений и предприятий вне зависимости от их организационно-правовых форм.
Управление документами определяют следующие факторы:
- круг вопросов, которые решает предприятие;
- порядок их решения;
- объем и характер взаимосвязей с другими организациями;
- уровень автоматизации процессов документооборота.
В зависимости от функций управления можно выделить специальные системы документации:
- организационно-распорядительная;
- отчетно-статистическая;
- бухгалтерская и другие.
Системы — это набор документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида и требований к оформлению. Каждая из них регулируется по-своему, хотя существуют и общие правила.
Организационно-распорядительная документация — наиболее общая категория управленческих документов для принятия управленческих решений, а также их фиксации и передачи исполнителям, контроля, проверки и оценки результатов.
В этой системе разграничивают организационную (уставы, положения, правила, инструкции), распорядительную (приказы) и справочно-информационную документацию (письма, докладные записки, акты, заключения, доклады).
Неотъемлемый элемент документа – реквизиты, идентифицирующие его и придающие юридическую силу. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это реквизит электронного документа.
В зависимости от управленческих задач разграничивают документы с уникальным содержанием и с повторяющимся составом информации, т.е. формализованным, — характерные для типовых бизнес-процессов.
Чтобы упростить восприятие документов и уменьшить трудоемкость процессов документооборота, проводят мероприятия по их стандартизации — и на уровне регуляторов, и в масштабе отдельных организаций.
Как осуществляется документооборот в организации
Управление документами сильно зависит от отрасли предприятия, индивидуальных целей и задач, а также его структуры.
Принято разграничивать четыре основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение.
Рис. 1. Жизненный цикл документа: основные стадии. Стадии обращения и хранения взаимосвязаны: находящийся в архиве документ может быть вновь введен в обращение.
Так, в стадию создания документа входят этапы:
- возникновение идеи документа с определенной целью;
- ее воплощение, сопровождаемое появлением вариантов — в виде бланка, подписи, печати, регистрационного номера, либо электронного аналога подписи, если это электронный документ.
Поэтому стартом жизненного цикла документа считают начало работы над его проектом, а завершением — его уничтожение или передачу в архив.
Цикл могут завершить на стадии создания, если документ не будет подписан, либо если сразу последует его уничтожение — предусмотренное, случайное или преднамеренное.
Определяют следующие фазы жизненного цикла подлинного документа:
- проект документа;
- подписанный экземпляр;
- заверенные копии;
- опубликованный официальный документ;
- не имеющие юридической силы копии.
В обращении могут быть не только оригиналы, но и копии документа — бумажные и электронные. В этом контексте обращение к электронным копиям в СЭД-системах, например, снижает опасность его потери.
С учетом возможностей ЭДО термин «документооборот» стал существенно шире:
- он вышел за рамки одной организации;
- во взаимосвязи с бизнес-процессами в процесс документооборота включают не только стадию создания документов или придания юридической силы, но и подготовку их проектов;
- окончание исполнения отдельного документа не обязательно завершает процесс его документооборота. Позднее его могут запросить при подготовке других связанных с ним управленческих решений и документов.
Управленческий документооборот — это не механический процесс, ограниченный движением документов, а зачастую связанная с оценкой информации и принятием решений деятельность.
Процессы работы с документами сводятся к следующим функциям:
- составление;
- оформление;
- согласование;
- подписание;
- регистрация, учет;
- передача на исполнение;
- копирование;
- получение;
- ознакомление;
- рассмотрение;
- контроль прохождения и исполнения;
- хранение в процессе документооборота;
- списание в дело;
- поиск;
- публикация;
- экспертиза ценности;
- хранение в архиве;
- уничтожение.
Эти задачи характерны и для бумажного, и для электронного документооборота, а также связаны с ключевыми стадиями жизненного цикла документа.
Почему для управления документооборотом выбирают СЭД
Как было показано выше, управление документами — это их создание и оформление, совместное использование, контроль за выполнением и хранение файлов. Все чаще для этого выбирают системы ЭДО, с помощью которых надежно сохраняют носители информации, а также легко находят конкретные документы.
ИТ-инструменты обладают невиданными возможностями перестройки процессов, перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту. Для ряда компаний технологии представляют вызов в их эффективном применении, связанный с необходимостью изменения процессов. Электронные документы и ЭДО — это новое системное явление, требующее комплексный подход к внедрению связанных с ним СЭД.
Стоит прояснить важность ПО для безбумажного документооборота. Применяя онлайн-решения для управления документами организация может освободить дополнительное место в офисе, сократить издержки бумагу и рабочие ресурсы, по сравнению с традиционном способом ведения документооборота.
Исследования показывают, что работники, использующие бумажные файлы, тратят 50% своего времени на поиск информации. Кроме того, тренд повсеместного применения ЭЦП будет усиливать продолжающийся в обозримом будущем спрос на СЭД.
Организации, работающие с бумажными документами, при переходе на ПО для электронного управления получают возможность преобразовать свои файлы в виртуальные для доступа к ним авторизованных пользователей.
В отличие от методов физического хранения, СЭД минимизирует человеческие ошибки, а также потери или повреждения документов. А с помощью СЭД, построенной на Low-code BPM-платформе, такой как Comindware, пользователи быстро создают гибкую цифровую среду для управления процессами и документами — в облаке или на физических серверах организации, а также быстро адаптируют ее под свои потребности.
Каждой организации нужна стратегия управления документами. Осуществление ее позволяет:
- улучшать доступ к информации;
- снижать эксплуатационные расходы и судебные риски;
- защищать важные данные.
Отсутствие стратегии подвергает предприятие ненужным рискам и снижает общую производительность. Готовые реализованные процессы в СЭД объясняют минимальную необходимость ее настройки со стороны организаций-заказчиков за счет Low-code платформы в основе системы — например, в Comindware ЭДО.
С помощью этого инструмента компании и предприятия в сжатые сроки автоматизируют любые виды документооборота, преимущественно силами своих сотрудников. Процессное управление приносит полный контроль над договорной работой, оплатой счетов, исполнением поручений, а также позволяет вводить классификаторы и создавать безопасные архивы.
Получите возможность быстро выстроить эффективное управление документооборотом, внося изменения в процессы в соответствии с потребностями организации, и при этом с минимальным привлечением программистов.